Felelősségteljes munkavégzéshez sok egyéb mellett megfelelő mennyiségű idő szükséges. Viszont éppen a felelősségteljesen végzett munka az ami erősen tovább korlátozhatja időnket, hiszen a jól végzett munka előbb utóbb hatáskör és feladatkör bővüléssel jár, több ügyfél, több munkatárs fordul az emberhez kérdéseivel. Mindez fokozza az idő-nyomást. Sokfajta módon lehet azonban a munkát hatékonyabbá tenni és ezáltal hatékonyabb idő-gazdálkodást kialakítani, akár szakmai, akár (ön)menedzsment módszerekkel.

Nézzünk most azonban néhány igen egyszerű praktikát, munkamódszert, amivel jelentős időmegtakarítás érhető el.

1. Csinálj kevesebb dolgot.

Ha túl sok minden dolog van felírva a naptáradba, egyszerűen húzz ki néhány kevésbé fontos dolgot belőle és egyszerűsítsd le a napirended. Egyszerűen több időd marad a listán maradó feladatokra. Mi történik azokkal a feladatokkal, amik kihúzásra kerültek? Nos, éppen ezekről szólnak a többi pontok.

Nem mellesleg, a kevésbé fontos dolgok kerültek kihúzásra, amelyek semmilyen következménnyel nem járnak ha sosem valósulnak meg. Mivel kevesebb "felesleges" feladatot végzünk ezáltal, a hatékonyságunk is javul.

2. Delegálj!

Ha a feladat fontos és más által is elvégezhető, próbálj meg elvégzésére mást megkérni. Sokszor a fontos teendőink jelentősen csökkenthetőek, ha sikerült közreműködőt találni, aki a feladat elvégzésében segít.

3. Csinálj prioritás listát.

Készíts rangsort az elvégzendő feladatokról fontosságuk és komplexitásuk, bonyolultság szerint. Először elvégzendő a legfontosabb és kevésbé bonyolult feladat, utána a fontos és bonyolultabb feladat. Így a legfontosabb feladatok biztosan el fognak készülni.

4. Limitáld a munkanapod.

Határozd meg előre azt az időmennyiséget, amennyit dolgozásra illetve a feladatok megoldására szánsz. Ha ez 8 óra, akkor próbáld a 8 órát erőteljesen betartani (nyilván ha ez megoldható). Mivel az időd így korlátos és nem addig tart (nyúlik) ameddig minden feladat elvégzésre került, lényegesen javulni fog a priorizálásod és a hatékonyságod, továbbá a magánéletre több időd marad.

5. Ha teheted igazítsd a munkaidőd.

Jelentős időt takaríthatsz meg általában a csúcsidők elkerülésével. Autóval történő munkába járás esetén például a munkába és a munkából járási időt lehetőleg úgy válasszuk meg, hogy a közlekedési csúcsidőkön kívülre essen, amivel naponta órák takaríthatóak meg. Ugyanez igaz az ügyesen megválasztott ebédidőre vagy az ügyintézési időre.

6. Legfontosabb dolgokkal kezdj.

Ha a legfontosabb dolgokat elvégzed a nap első részében, a nap további részében sokkal kevésbé leszel feszült és sokkal nagyobb szabadságod marad a nap hátralévő részének megtervezésében.

7. Kérd meg a főnököd (újra)priorizálásra.

Ha a munkahelyen kezdenek a fejed fölött összecsapni a hullámok a túl sok munka miatt, beszélj mindenképpen a főnököddel. Ismertesd vele őszintén a feladatlistádban lévő megoldandó feladatok mennyiségét a határidőkkel együtt és azt hogy az adott határidőig csak X mennyiségű feladat végezhető el. Jelölje ki ő azokat a feladatokat, amelyeket el kell végezni és amelyek az időbe beleférnek.

8. Csoportosítsd a feladatokat.

Ahelyett hogy össze vissza ugrálnánk a kisebb nagyobb feladatok között próbáljuk meg ésszerű szempontok szerint csoportosítani a feladatokat. Például azonos személytől vagy személyektől érkező emailek esetében, ahelyett, hogy mindegyikre külön-külön válaszolgatnánk foglaljuk össze a teljes mondanivalónkat és küldjük a válaszemailt egyben. Ebben az esetben nemcsak magunknak a fogadó számára is időt takarítunk meg, hiszen csak egyszer kell a válasz emailt olvasni.

9. Egy dologra fókuszálj és azt csináld is meg.

Ahelyett hogy párhuzamosan foglalkoznánk több dologgal, állapítsuk meg magunknak a szükséges mennyiségű időt és egy adott feladatra fókuszáljunk teljes egészében, amíg az nincsen teljesen elvégezve. Ez időben és egyéb feltételekben való elő-felkészülést is igényel, vagyis sokszor még a feladatba belekezdés előtt szükséges összegyűjteni azokat az adatokat és információkat, amik a feladat elvégzéséhez szükségesek.

10. Kerüld el a megbeszéléseket.

Sokszor szükségesek vagy nélkülözhetetlenek a megbeszélések a munkavégzéshez és sok esetben hatékonyak is. Máskor viszont nem azok. Sok esetben a megbeszélésen való részvétel más ügy és más személy számára fontos és hasznos neked viszont nem. Ha túl sok megbeszélésen veszel részt, egyszerűen kevesebb időd marad a munkavégzésre. Limitáld a megbeszéléseken való részvételt a valóban fontosakra.

11. Kerüld a hosszú beszélgetéseket.

Rendszeresen és hosszan lefolytatott beszélgetés nem produktív, sem a telefonos sem a hosszabb személyes beszélgetés. Természetesen nagyon fontos a beszélgetés, hiszen az információcsere és informális kapcsolattartás a (munkahelyi) környezettel, de ha ez időben "elburjánzik" akkor a munka kárára megy, vagyis más szóval a privát életre kevesebb idő marad. Beszélgetésnél is maradjunk fókuszáltak, így nem fog hosszúra nyúlni a társalgás.

12. Tanulj meg nemet mondani.

Számtalan megkeresést és kérést kapunk egy nap során és mindegyik kérdés megválaszolása időigényes. Vagyis az "igen" válaszokkal a napi időnkből adunk oda valamennyit a kérdést feltevő félnek, vagyis a prioritáslistánkban szereplő feladatokra marad kevesebb idő. Ha az adott kérdés nagyon kívül esik a feladatkörünkön tanuljunk meg nemet mondani. Ez sokszor kellemetlen lehet, hiszen csalódást okozunk a kérő félnek, ráadásul legközelebb lehet hogy éppen mi fogunk a másik személytől kérni / kérdezni. Ezért ha nemet kell mondanunk legyünk mindenképpen megalapozottak, tárgyilagosak, professzionálisak és maximálisan udvariasak.

Ha bárkinek további ötletei, tapasztalatai vannak a témában szeretettel várjuk publikálásra.