Összefoglalva bemutatjuk ennek az "izgalmas" témával, vagyis a számlával kapcsolatos legfőbb tudnivalókat. Aki vállalkozó és rendszeresen bocsát ki számlát, finoman szólva nem árt ha tisztában van a számla(kiállítás) feltételeivel - akkor is ha nem számviteli szakember és sosem akar az lenni. Egyre szigorodó környezetben magának takarít meg későbbre időt és spórol meg izgalmat a jogszerűséggel.
Továbbá mivel a vállalkozás során egy általános és tömeges intézményről van szó, amellyel kapcsolatosan több esetben objektív a felelősségünk, fontos, hogy tisztában legyünk az alapfogalmakkal. Objektív felelősség egy eléggé súlyos "intézmény", azt jelenti hogy szándéktól függetlenül, tehát akár jó-szándék sőt körültekintés esetén is felelősek vagyunk az adott szabály be- vagy be nem tartásáért. Nem árt ha a vállalkozó / számlakibocsátó legalább tisztában van azzal mire kell figyelni.
I. Számla - miért van rá szükség?
Ha vállalkozóként valamit eladunk, elvégzünk egy munkát, számlát, vagy nyugtát kell róla kiállítsunk. Szaknyelven azt mondjuk, dokumentálnunk kell az adott gazdasági eseményt. A számla tehát egy olyan dokumentum, ami alkalmas az adott gazdasági esemény dokumentálására, és megfelel a számlára vonatkozó törvényi előírásoknak. A számla, illetve a számlával egy tekintet alá eső okiratok fogalmáról a 2007. évi CXXVII. (Áfa törvény) 168. §-a rendelkezik.
A legfontosabb különbség a számla és a nyugta között, hogy bevételeink igazolására mindkettő alkalmas, ugyanakkor vállalkozóként költségeink elszámolására (adóalapunk csökkentésére), illetve áfa visszaigénylésére csak számla birtokában van lehetőségünk.
Számla lényege a gazdasági tevékenység dokumentálása. Ésszerű igény, hogy a vállalkozás gazdasági eseményeit egy általános szabályrendszer szerint tartsuk nyilván. A vállalkozásnak ugyanis számtalan partnere van, tulajdonos, beszállító, ügyfelek, alkalmazottak, stb., akiknek - és másoknak - mind érdeke, hogy a vállalkozás állapotáról valós és összehasonlító kép legyen elérhető. Mindennek az egyik alapja a számla, amely alapján a gazdasági események 'nyilvántartása' történik.
II. Nyugta
Nyugta szintén gazdasági eseményt igazol: a bevételt. Nyugta költség elszámolására vagy például áfa visszaigénylésre nem alkalmas.
III. Számla kötelező tartalma
A számla kötelező tartalmi elemeiről a 2007. évi CXXVII. Tv. 169. paragrafusa rendelkezik.
2007. évi CXXVII. (Áfa) Tv. 169. §
- a számla sorszáma
- a kiállító és befogadó neve, címe, adószáma
- a kiállító adószáma
- a kibocsátás kelte
- teljesítés kelte, amely, ha folyamatos szolgáltatásról van szó, megegyezik a fizetési határidővel
- a fizetési határidő
- az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése – ha természetes mértékegységben kifejezhető, akkor mennyisége és egységára
- az adó alapja, az esetleges engedmény
- az adó mértéke és összege
- részletesebben: törvény
IV. Számla nem kötelező tartalma
Következő elemek a gyakorlat ellenére nem kötelező elemei a számlának, vagyis a kiállított számla e nélkül is érvényes.
- a számlának nem kötelező tartalma az aláírás
- nem kötelező kelléke a bélyegző sem
V. Papír vagy elektronikus?
Számla fizikai megjelenése alapján vagy papíron készített vagy papíron egyáltalán nem megjelenő számlát különböztethetünk meg.
- Papír alapó számla. Papíron töltjük ki, kézzel vagy géppel.
- Elektronikus számla. Bizonyos feltételek esetén lehetséges a számlát kizárólag elektronikus úton, tehát kinyomtatás nélkül tárolni és továbbítani.
VI. Számla ellenőrzése
Számla befogadásakor, a befogadás aktusával (átvétel) elismerjük a számla tartalmát, vagyis azt hogy a számlával szemben nincsen kifogásunk. A befogadott számlát a könyvelésünkben szerepeltetjük az áfabevallást (visszaigénylést) ennek megfelelően elvégezzük. Fontos tudni, hogy objektív a felelősségünk a befogadott számla megfelelőségével kapcsolatban. Vagyis jóhiszemű eljárás esetén is felelősek vagyunk egy nem szabályszerűen kiállított, de befogadott számlával kapcsolatos jogkövetkezményekért. Mindezek miatt nagyon fontos a száma ellenőrzése. Mit ellenőrizzünk?
- Számla megfelel-e a fenti pontban felsorolt tartalmi és formai előírásoknak.
- Partner valóban létezik-e, ha igen nem áll-e felszámolás vagy végelszámolás alatt, illetve az adószáma nincsen-e felfüggesztve.
VII. Számla megfizetése.
Számlán feltüntetett fizetési mód. A számla megfizetése kizárólag csak a számlán szereplő fizetési mód szerint történhet.
- Készpénzfizetéses számla.
- Átutalásos számla.
Készpénzfizetéses számlával kapcsolatban van egy fontos külön szabály: amennyiben a készpénzes számla havi bruttó tehát ÁFÁ-t is magába foglaló összege meghaladja a 1.500.000 forintot, akkor a 1.500.000 forinton felüli rész után a számla kiállítója is és befogadója is 20%-os mulasztási bírság megfizetésére kötelezett (abban az esetben, amennyiben mindkét fél bankszámla nyitásra kötelezett egyébként). Mindez a készpénzforgalom visszaszorítására hivatott szabály.
VII. Kézbesítés
A számla átadása a kibocsátó részéről és annak átvétele. Kézbesítésnél az átvétel tényének a bizonyíthatósága az egyik legfontosabb tényező, ugyanis ekkor a partner nem hivatkozhat arra, hogy a számlát nem kapta meg. Szabályszerűen és bizonyíthatóan kézbesített számla a számla befogadásának minősül. Ekkor ellenkező esemény (pl. számla visszaküldése a kibocsátónak) a partnernek kötelező teljesíteni (fizetni), ennek hiányában a partner automatikusan késedelembe esik a fizetési határidő elmulasztásával és alkalmazhatóak a késedelmes fizetéskor irányadó szankciók (pl. fizetési felszólítás). Kézbesítés a lenti módokon történhet.
- Személyesen. Számla személyes átadása, átvételi elismervény aláírása az átvevő vagy meghatalmazottja, képviselője részéről, bizonyítja a számla átadását és átvételét.
- Postai úton. Tértivevényként postai úton továbbítva, a tértivevény visszaérkezése bizonyítja a kézbesítés szabályszerű megtörténtét.
- Elektronikus módon. Nehéz a bizonyíthatósága, hogy a címzett a levelet kétséget kizáróan megkapta. Nem ajánlott.
