Ha vállalkozást indítunk és nem vagyunk képesített könyvelők, akkor rövid távon kell találnunk egy jó szakember könyvelőt. Egy megfelelő könyvelőt találni, talán még nehezebb mint egy jó orvost, hiszen a könyvelőnek a szaktudásáról a helyszínen nehéz meggyőződni. Továbbá ellenünk dolgozik az is, hogy szeretnénk a könyvelést a lehető legkisebb költségből megoldani, viszont itt is mint mindenhol, az ár és a minőség között létezik korreláció, ha nem is feltétlenül erős.

A könyvelőválasztás tétje egy vállalkozásnál viszonylag nagy. Kezdve attól hogy rendelkezésre áll-e megfelelően a könyvelő, elvégzi-e a feladatokat időben, betartja-e a határidőket, tud-e választ adni az üzletmenetsorán időnként felmerülő kérdéseinkre, kellemes-e vele együtt dolgozni és nem utolsósorban megbízható munkát ad-e ki a kezéből, vagyis egy esetleges ellenőrzéskor nem kell-e magunkról pár liter vizet leizzadni.

Mindezt  szakismeret hiányában gyakorlatilag lehetetlen eldönteni, márpedig a vállalkozó egy szakember a vállalkozása témájában, de valószínűleg nem könyvelési szakember. Ajánlásokat vakon követni veszélyes lehet, a megérzésre hallgatni egy ismeretlen szakterület esetében, pedig még veszélyesebb. Mit lehet hát tenni?

Nézzünk egy érdekes táblázatot amit a Könyvelői Praktikum (kpr.hu) készített. Nagyon ötletes segítségnek tűnik a könyvelőválasztáshoz. Mindegyik kérdésre 'igen' vagy 'nem' válasz adandó. Az igenek számától függő kiértékelés pedig a végén található.

1. Kérdés: Rendelkezik-e az előírt szakmai képesítésekkel?

Szerepel-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben? Ha nem, akkor nem jogosult önálló munkavégzésre.

2. Kérdés: Szerződéskötésre sor kerül-e?

Nagyon fontos, hogy szerződés legyen Önök között amelyben pontosan rögzítve vannak a könyvelő és az ügyfél feladatai is. Így mindkét fél pontosan tudja, mit kérhet, és várhat el a másiktól, hogy a könyvelés rendben menjen, zavartalan legyen az együttműködés a könyvelő és megbízója között.

3. Kérdés: Rendelkezik-e szakmai felelősségbiztosítással?

Ez azért kell, mert ha munkája során hibázik, egy bevallást rosszul, vagy késve nyújt be, akkor az adóhatóság elsődlegesen nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. Ha könyvelőnknek van felelősségbiztosítása, abból ki tudja fizetni az így okozott kárt.

4. Kérdés: Vállal-e anyagi felelősséget a munkájáért?

Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. Az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe.

5. Kérdés: Vállal-e titoktartást?

A könyvelő belelát az ügyfele egész életébe, gazdálkodásába, ezért a titoktartás ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem azt követően is.

6. Kérdés: Képviseli-e a hatóságok előtt?

A jó könyvelő a hatóságok előtt is képviseli partnerét, hogy ne egyedül kelljen szembenéznie velük. Ezzel nemcsak időt spórol, hiszen azonnal tud reagálni a kérdésekre, de szakszerűen képviseli is partnere érdekeit, elkerülve az esetlegesen nem megfelelő nyilatkozatokból adódó további vizsgálatokat.

7. Kérdés: Csapatban dolgozik-e, vagy nem?

Szerencsés olyan könyvelőirodát választani, ahol komplett számviteli szolgáltatást tudnak nyújtani. Szervezeti szinten tehát külön választja a bér- és munkaügyi feladatok ellátását, az adatrögzítést és könyvelést, illetve az adótanácsadást. Természetesen a részlegeknek együtt kell működniük az Ügyfél teljes körű kiszolgálása érdekében, de mindent az a szakember lát el, aki a megfelelő szakértelemmel és képzettséggel rendelkezik.

8. Kérdés: Könnyen elérhető-e?

Jó, ha a könyvelő több csatornán is elérhető. A munkaidőben történő telefonos elérhetőség alapfeltétel. Az e-mail is gyors (és írásos formája miatt dokumentált) kommunikációs csatorna. A skype - mint videotelefon és képernyőmegosztási alkalmazás- pedig sokszor kiválthatja a személyes találkozást. Az ügyfélfogadási idő korlátozása -főleg  csúcsidőszakokban elfogadható, de jó, ha minden munkanapon (délelőtt, vagy délután) van lehetőség a személyes ügyintézésre.

9. Kérdés: Opcionális szolgáltatásokat kínál-e?

Szabályzatok készítése, jogi szolgáltatás, könyvvizsgálat, hitelkérelem készítése, pályázatkészítés, stb. Általában ezeket a kiegészítő szolgáltatásokat nem, vagy csak külön díjazás ellenében vállalják. Ilyen szolgáltatásokat csak nagy irodáktól várhatunk el, hiszen a polihisztorok kora lejárt...

10. Kérdés: A könyvelési szoftvere alkalmas-e arra, hogy Ön is betekinthessen a saját adataiba?

Ma már léteznek olyan felhő alapú (internetes) könyvelési rendszerek, amelyek lehetőséget biztosítanak arra is, hogy Ön, a könyvelő ügyfele, bármikor, bárhol betekinthessen a könyvelési adataiba. Megnézhesse az eredményének alakulását, a rendezetlen vevő-szállító tételeket, vagy éppen az Áfa alakulását. Ezek a rendszerek lehetővé teszik, hogy az ügyfél innen számlázzon (kiváltva ezzel egy számlázóprogramot) illetve, hogy otthon kezelje a házipénztárát. Előny lehet, hogy a könyvelési dokumentumokat sem kell mozgatni.

11. Kérdés: Kap-e rendszeresen tájékoztatást, riportokat a cége vagyoni, pénzügyi és eredmény helyzetéről?

Még ha a könyvelő könyvelési rendszere nem is alkalmas arra, hogy Ön bármikor betekinthessen a saját könyvelési adataiba, elvárható, hogy bizonyos rendszerességgel (havonta, negyedévente) szóbeli, vagy írásos tájékoztatást kapjon.

12. Kérdés: A saját ügyfélkapuját használja-e?

Ha igen, akkor így is felelősséget vállal a beküldött anyagokért. Ha az Ön ügyfélkapuját akarja használni, akkor ezzel Önre hárítja a felelősséget. Nem tanácsos átadni a könyvelőnek az ügyfélkapu használatát, mert ezzel a megbízó kiszolgáltatottá válhat. Ha az ügyfélkapuja jelszavát átadja, minden személyes adatához, és azok módosításához is hozzáférést enged.

13. Kérdés: Az elvégzett munkával arányos-e a könyvelési díj?

Mindkét félnek jobb, ha a könyvelési díj változó, az elvégzett munkával és a kockázatvállalással arányos, nem hasraütéssel, alkuval alakul ki. Ez akkor lehetséges, hogy ha a bizonylatszám, könyvelési tételszám, értékben kifejezett forgalom, dolgozói létszám és az egyéb igénybevett szolgáltatások tételes adataiból számítódik ki a havi könyvelési díj. Ez egyébként minősíti a könyvelő feldolgozási rendszerét, igényességét is.

14. Kérdés: Időben tájékoztatást kap minden olyan adózási, járulékfizetési változásról, mely érinti vállalkozását?

15. Kérdés: Van-e honlapja, blogja, hírlevele, vagy legalább egy rendszeresen frissülő facebook oldala?

Ha a fontos, főleg az ügyfeleket érintő változásokat rendszeresen közzéteszi, akkor valószínűsíthető, hogy naprakészen követi az aktuális változásokat, ha ezt nem teszi, feltételezhetjük, hogy nem követi őket, ami viszont nem jó jel.

16. Szimpatikus-e?

És végül, a sok szakmai feltétel megléte mellett nagyon fontos, hogy emberileg is szimpatikus legyen, hiszen könyvelőt általában hosszú távra választunk, így nem mindegy, ki az, akivel a jövőben rendszeresen kapcsolatban állunk majd. Hiszen “A vezető két legjobb barátja az ügyvédje, és a könyvelője!”

Válaszok

     16 Igen válasz: Ön megtalálta a tökéletes könyvelőt!

12-15 Igen válasz: Valószínűleg jó kezekben lesz a könyvelése

  7-12 Igen válasz: Érhetik meglepetések, ha ezt a könyvelőt választja

    0-6 Igen válasz: Keressen mást!